Privacyverklaring

 

1. ALGEMEEN

Zeil- en Surfclub Gavermeer VZW (hierna: ZSG) hecht veel waarde aan uw privacy en de bescherming van uw persoonsgegevens.

In deze  privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. ZSG houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming  (AVG, ook gekend als GDPR)  die sinds 25 mei 2018 van toepassing is in de Europese Unie.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
• verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van uw rechten als  betrokken persoon omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen attent maken en ze willen respecteren.

Als ZSG zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Zeil- en Surfclub Gavermeer
Eikenstraat 131
8530 Harelbeke
info@zsg.be

Deze  privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

2. WAAROM VERWERKEN WIJ PERSOONSGEGEVENS?

Uw persoonsgegevens worden door ZSG verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• het voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan leden  
• het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen 
• het organiseren van de sportieve voorbereiding en opleiding:
• clubadministratie
• sportieve administratie in het kader van stages, kampen, . . .
• het deelnemen aan en organiseren van competities:
• sportieve administratie
• organisatie van competitieve en recreatieve sportevenementen
• organiseren van niet-sport gerelateerde evenementen
• promotie, PR en communicatie waaronder:
• het beheren van social media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s; 
• het beheren van social media d.m.v. gerichte foto’s 
• het beheren van de clubwebsite

3. WELKE GEGEVENS VERWERKEN WIJ?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen:

• identificatiegegevens: naam, voornaam;
• privé-contactgegevens: telefoonnummer, emailadres, adres;
• persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit;
• financiële bijzonderheden (o.a. betalingen, rekeningnummer, . . . );
• opleiding en vorming;
• sportieve gegevens (o.a. categorie, uitslagen, aanwezigheden, . . . );
• beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, . . . ).

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (door inschrijvingsformulieren, persoonlijk, telefonisch, via email, via de trainers, ...).

4. VERSTREKKING VAN GEGEVENS AAN DERDEN-VERWERKERS

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een  derde partij (verwerker) voor:

• het verzorgen van de internetomgeving (webhosting, mailhosting);
• het verzekeren van onze  leden,  deelnemers en vrijwilligers;
• het verwerken van gegevens in een ledensysteem
• het verzorgen van de (financiële) administratie;
• het inschrijven van onze competitieleden in wedstrijden.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten of waarvan dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden.

5. VERSTREKKING VAN GEGEVENS AAN DERDEN-ONTVANGERS

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

• verbonden organisaties die deel uitmaken van het ecosysteem van de sportfederaties (de federaties zelf en de andere verenigingen die behoren tot dezelfde federatie);
• subsidiërende overheden;
• de sportfederaties, zoals Wind en Watersport Sport Vlaanderen (WWSV)
• partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (deelnemerslijsten worden uitgewisseld tussen de organisatoren)
• ...

Met deze partijen (derden-ontvangers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en ervoor  te zorgen dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dat wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een  politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking  voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.

6. MINDERJARIGEN

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Hierbij kunnen de volgende gegevens van de ouders worden verwerkt: identificatiegegevens en privé-contactgegevens (voor ouderlijke toestemming).

7. BEWAARTERMIJN

De ZSG bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor ze zijn verstrekt, met inachtname van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen  (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

ZSG verbindt  zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan maximaal 5 jaar na het laatste gebruik (of beëindiging van de samenwerking).

8. BEVEILIGING VAN DE GEGEVENS

De volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

• alle personen die namens ZSG van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan de geheimhouding daarvan.
• we hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
• we maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om ze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• we testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stellen bij indien nodig.
• onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

9. UW RECHTEN OMTRENT UW GEGEVENS 

U hebt recht op inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben. U hebt recht  p verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

U hebt recht op de gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens die we van u ontvangen hebben en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt.  Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.

U hebt het recht op beperking van gegevensverwerking: indien u bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt  worden. Zo hebt u het recht u te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (door uitschrijfmogelijkheden via email).

Ook hebt u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Via het adres in Sectie 1 kan  u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan de voornoemde verzoeken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren.

10. KLACHTEN 

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
commission@privacycommission.be

11. WIJZIGINGEN AAN ONZE PRIVACYVERKLARING 

De Raad van Bestuur houdt zich het recht voor om de privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie van de privacyverklaring is steeds beschikbaar op de website.

 

Raad van Bestuur, 19 december 2023